SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Informasi merupakan hasil atau produk dari proses. Sedangkan proses tersebut adalah proses pengikhtisaran, proses ekstraksi, dan proses kompresi. Informasi didefenisikan sebagai sepotong pengetahuan yang mengandung unsur kejutan. Sementara ia bergerak dan menimbulkan kebutuhan akan keputusan dalam keputusan itu senidiri adalah informasi. Informasi juga mengalir dari satu orang ke lain orang baik dalam perusahaan maupun diluarnya yaitu para penjual, nasabah dan masyarakat luas .Ia mengalir dalam dalam system interen melalui jaringan keputusan yang menimbulkan pekerjaan yang harus dilaksanaakan . Informasi juga mengalir kembali dari system intern, ektern ke manajer. Apabila informasi telah diserap, maka ia tidak lagi merupakan informasi melainkan pengetahuan.

Manajemen dapat dirumuskan sebagai :

• Memilih tujuan

• Mengalokasikan dana - dana secara bijaksana

• Membuat rencana – rencana dan jadwal kerja

• Mengawasi kemajuan

• Melakukan penilaian melalui umpan balik

Masing – masing bidang ini memerlukan keputusan. Mengambil keputusan adalah fungsi pokok dari manajemen. Pilihan cara bertidak selalu tersedia bagi manajer, cara terbaik ialah dengan dengan menggunakan ukuran – ukuran kuantitatif untuk menentukan cara mana yang paling rendah resikonya. Umpan balik mengenai hasil – hasil yang diperoleh mengharuskan manajemen mengambil keputusan lagi tentang apakah akan mengubah alternative yang telah dipilih ataukah menerima jalannya keajadian yang sedang berlangsung.

Jelas Bahwa pengambilan keputusan memerlukan arus informasi dua arah. Informasi mengalir ke manajer dan mengambil keputusan. Keputusan tersebut adalah informasi yang mengalir dari manajer ke bagian – bagian lain dalam organisasi. Jadi keputusan adalah satu factor dalam penilaian resiko.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengertian System Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen ialah sebuah system manusia / mesin yang terpadu

( integrated ) untuk menyajikan informasi guna mendukung funsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan bagi semua tingkat manajemen dalam 2 bidang, yaitu :

1. Meramalkan apa yang akan terjadi, dengan menggunakan data historis dan simulasi untuk 

     memberikan alternatif dan hasil dari masing – masing alternative tersebut.

2. Membuat garis – garis besar atau perubahan – perubahan pada prosedur atau keputusan 

    sehingga memeungkinkan terlaksananya ramalan yang telah dipilih tersebut.

Pada banayak perusahaan , pertanggung jawaban dan keadaan yang harus dipertanggungjawabkan tersebar secara vertikal maupun horizontal. Sebuah keputusan tunggal dapat memelihara lima sampai sepuluh tingkat manajemen vertical dan sepuluh sampai lima belas manajer staf dan lini horizontal. Pada perusahaan seperti ini, manajer senior dapat memerima 500 sampai 1000 halaman laporan tercetak (hard-copy ) yang dihasilkan computer setiap hari. Ssejumlah penelitian menunjukan bahwa para eksekutif hanaya melihat 3 persen (atau kurang) dari catatan komputer yang dikirim kepada mereka, yang berarti bahwa 97 persen atau lebih catatan dan sumberdaya yang dinutuhkan untuk menghasilkannya tebuang sia – sia.

Sasaran sebenarnya bukan untuk menghasilkan data, bahkan juga bukan informasi. Sasaran akhirnya adalah pengambilan keputusan yang teapt. Informasi berkualitas tinggi, dan dapat digunakan, akan mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan singkat. Yang merupakan informasi berkualitas – tinggi dan dapat digunakan. Berikut karakteristiknya :

• Aksesbalitas, aksesbalitas karakteristik ini memungkinkan pemakai untuk mendapatkan informasimelalui antarmuka muadah-digunakan (easy-to-use-interfaces)yang didukung oleh menu dan bahasa natural. 
• Ketepatan-waktu, Timaliness Informasi harus diserahkan/dikirimkan tepat waktu ssehingga pemakai dapat mengambil tindakan. 
• Relevansi, Relevance Informasi yang relevan adalah sangat penting dan bebas dari rincian yang sepele dan gtak berguna. Laporan yang mengandung selain apa yang dibutuhkan oleh pemakai adalh tidak relevan. 
• Keakuratan, Accuracy Karakteristik ini tidak sama dengan ketepatan ( precision ). Sebuah laporan mungkin menunjukan penjualan secra tepat sebesar $173,427.19, tetapi tidak akurat. Keakuratan berarti laporan tersebut bebas dari kesalahan.(Ketepatan adalah derajat perbaikan dari angka – angka dalam laporan. Inin dapat disesuaikan dengan mudah untuk memenuhi pilihan pemakai). 
• Usabilitas, Usability Usabilitas dari informasi bawa bentuk dari memenuhi model jiwa atau gaya kognitif dari pemakai. Beberapa pemakai menyukai laporan tabular dengan banyak angka dan rincian; yang lain menyukai grafik, table, dan matriks engan rincian terbatas. Beberapa dari mereka adalah jenis manusia angka; yang lain adalah jenis manusia gambar-besar. Lebih jauh lagi, usabilitas sama dengan menambah kualitas informasi, mengurangi tingkat usaha dan frustasi yang harus dipikul pemakai dalam mencerna infoermasi.

Perancang laporan menyediakan sebuah produk-format laporan-kepda klien pemakai- akhir yang akan menggunakan laporan tersebut. Dengan mengingat adanya perbedaan dalam gaya kognitif pemakai, perancang harus menanyakan kepada klien mereka, format yang bagaimana yang menarik bagi mereka: apa yang paling membantu dan paling mungkin digunakan.

Untuk mengumpulkan format dapat data, perancang dapat mnggunakan sebuah formulir (-isian). Mereka dapat mengirimkan formulir tersebut, atau mereka dapat mengisinya pada saat mewawancarai klien. Sebagai catatan bahwa pertanyaan dipusatkan kepada pemakai, bukan pada sistem, data, atau perancangnya.

Sistem informasi manajemen disebut juga sebagai sistem peringatan manajemen (management alerting system) karena system ini memberikan peringatan kepeda pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah maupun peluang (Haag,2000). Istilah lain dari Sistem informasi manajemen dalah system pelaporan manajemen atau manajement reporting system (Zwass,1998).

Elemen – elemen Pembangun SIM, yaitu :

• Hardware 
• Software 
• Prosedur 
• Model manajemen dan pengambilan keputusan 
• Database

Tujuan Sistem Iinformasi Manajemen, ialah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen).

Relevansi KOnsep Keputusan terhadap Perancangan SIM

SIM berdasarkan computer berguna baik dalam system tertutup maupun terbuka. Dalam keputusan model tertutup, komputer bertindak sebagai sebuah alat penghitung untuk bisa menghitung hasil optimum.

Dalam model tebuka, computer bertindak sebagai pembantu bagi pengambilan keputusan dalam menghitung, menyimpan, mencari kembali, menganalisis data dan sebagainya. Perancangan tersebut memungkinkan manusia pengambil keputusan mengalokasiakan tugas bagi dirinya atau bagi computer.

Perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk keputusan dalam keadaan kepastian, resiko, dan ketidak pastian menunjukan perlunya beberapa model keputusan bagi SIM. Untuk setiap model, persyaratan datanya berlainan, penyajian juga berbeda, dan masukan keputusan dari manusia pengambil keputusannya juga tidak sama.

Terbatasnya manusia pengambil keputusan dalam organusasi disamping efesiensi relative dari pengolahan manusia atas keputusan berarti bahwa SIM harus memprogram sebanyak mungkin keputusan. Bila keputusan tidak dapat sepenuhnya deprogram, maka yang mingkin adalah memprogram sebagian. Dalam kasus ini aturannya telah ditentukan sebelumnya digunakan sampai batas tertentu dan kemudian keputusan lanjutannya diseerahkan pada seorang manusia pengambil keputuasan.

Penerapan Model keprilakuan Pengambilan keputusan pada SIM

Teoori keprilakuan adalah ssebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan keorganisasian. Disini tekanannya adalah pada pemuasam, penghindaran ketidakpastian untuk mengendalikan lingkungannya, adanya tuijuan yang tidak konsisten berdasarkan persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, pencarian persoalan, dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu.

Nilai utama pola keprilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang pada pertimbangan – pertimbangan keprilakuan pemahaman keorganisasian dan prilaku penyesuaian adalah penting dalam merancang prosedur informasi bagi system perencanaan dan pengendalian karena adanya kebutuhan mengenal perubahan tujuan dan aspirasi.

Pengaruh Gaya Kognitif atas Pengambilan keputusan oleh Individu

Gaya Kognitif adalah Strategi yang digunakan individu dalam upaya mencapai sebuah keputusan atau memecahkan sebuah persoalan. Dan para individuberbeda – beda dalam dalam gaya kognitif mereka. Seorang periset mencirikan individu berdasarkan pola komunikasinya berdasarkan cara penimbangannya. Pola komunikasi berkisar dari proseptif sampai reseptif. Riset atau gaya kognitifsecara langsung relevan bagi perancangan system informasi manajemen. System – system berdasarkan computer cenderrung dirancang oleh individuyang analitis /sistematis yang menerima sifat pengambilan keputusan sebagai analitis/sitematis. Para manajer yang analitis/sistematis biasanya mau menggunakan sisetm semacam itu karena mereka lekat pada gaya keputusan mereka. Dengan kata lain, model keputusan tersedia untuk menjelajahi ancangan p ancangan alteranatif.

Manajemen Informasi sebagai Sumber Daya yang dibutuhkan Perusahaan

1. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks

• Pengaruh ekonomi internasional 
• Persaingan dunia 
• Kompleksitas teknologi yang semakin meningkat 
• Batas waktu yang meningkat 
• Kendala – kendala social

2. Meningkatnya kemampuan computer sebagai alat bantu dalam perusahaan

• Subsistem dari SIM 
• Fungsi Organisasi 
• Fungsi keuangan 
• Fungsi SDM 
• Fungsi Jasa Informasi 
• Manufaktur 
• Pemasaran

3. Aktifitas manajemen

• Perencanaan strategis 
• Perumusan sasaran dan rencana strategis 
• Pengendalian manajemen 
• Perumusan anggaran dan alokasi sumber daya 
• Pengendalian operasional 
• Penjualan aktifitas dan laporan prestasi 
• Pengolahan transaksi 
• Pengolahan [esanan, pengiriman dan penerimaan

MEMBUAT LAPORAN YANG DAPAT MENYINGKAT DATA UNTUK TINGKAT MANAJEMEN YANG BERBEDA.

Laporan Hirarkikal (hierarchical report) menyingkat, mengumpulkan data dan menyesuaikan data untuk hierarki manajemen, agar memungkinkan para manajer pada semua tingkat menerima informasi yang memenuhi kebutuhan khusus mereka, tanpa harus menyotirnya melalui rincian yang tidak relevan. Data perlu dikurangi menjadi angka dan citra yang penuh arti. Eksekutif mencari trend, kecendrungan dan pola, yang semuanya menjadi kabur karena terlalau banyak rincian para eksekutif, misalnya, biasanya tidak ingin tahu berapa banyak sebuah departemen menggunakan penjepit kertas dan disket. Yang ingin mereka ketahui adalah, apakah departemen tersebut dapat memenuhi sasarannya, dan jika tidak, kenapa.

Beberapa tipe laporan digunakan untuk menyediakan informasi yangtepat kepada pemakai yang tepat. Dua tipe yang popular adalah sebagai berikut :

1. Laporan penyaring

2. Laporan pertanggungjawaban

Laporan Penyaring

Sebuah LAPORAN PENYARING (filter report) dirancang agar elemen data yang dipilih dapat dipisahkan dari database, sehingga tiap pengambil keputusan dapatd memperoleh tingkat rincian yang cocok untuk kebutuhan individual mereka. Secara tradisional, data disaring pada tiap tingkat atasan/bawahan dalam sebuah organisasi.

Laporan Pertanggungjawaban

Langkah pertama dalam merancang  Laporan Pertanggungjawaban (responsibility report) adalah menentukan siapa yang bertanggungjawab terhadap apa, dan menyesuaikan laporan untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.

MEMBUAT DATA UNTUK MEMBANDINGKAN DATA

Laporan Komparatif (comparative report) memungkinkan manajer dan pemakai lain memeriksa dua atau lebih item intuk menentukan kesamaan dan ketidaksamaan. Dengan perbandingan, pemakai berada dalam posisi yang lebih baik untuk membuat keputusan yang rasional. Tipe dari laporan komperatif termasuk :

1. Lapoaran Horizontal

2. Laporan Vertical

3. Laporan Tandingan

Laporan Horizontal

Neraca dan laporan rugi laba menunjukan laporan periodic yang meringkas ribuan transaksi dan elemen data kedalam output untuk berbagai pemakai. Laporan mengikuti klasifikasi dan tata letak (layout) konvensional. Tetapi daya guna mereka agak terbatas jika mereka dipertimbangkan secara individual dan hanya dalam satu dimensi.

Pemakai sering memperoleh gambaran yang lebih jelas dengan melihat perbandingan. Satu cara untuk melekukan hal ini adalah merancang LAPORAN HORIZONTAL. Jumlah tiap item pada laporan yang terbaru dibandingkan dengan item yang berkesesuian pada satu atau lebih laporan sebelumnya. Kenaikan atau penurunan dari jumlah item tersebut lalu didaftar, bersama dengan presentasi kenaikan atau penurunan. Analisis tersebut dapat diterapkan hamper kesemua jenis laporan.

Laporan Vertikal

Analisis presentasi juga dapat digunakan untuk membandingkan sebuah bagian komponen terhadap total dalam sebuah laporan. Agar memungkinkan pemakai melakukan hal ini, diperlikan analisis vertical untuk merancang laporan vertical

Laporan Tandingan

Pada laporan tandingan (counterbalance report) semua sisi-dari situasi yang dipertimbangkan akan dibandingkan. Sebagai contoh, scenario kasus-terburuk, kasus-moderat, kasus-teraik, yang membantu para perencana menilai tingkat resiko sebuah proyek, adalah informasi yang berharga bagi eksekutif dalam pengambilan keputusan.

Hubungan Tingkat Manajerial dan Fungsi Organisasi Perusahaan

1. Perencanaan strategis

2. Pengendalian Manajemen

3. Pengendalian operasional

4. Keuangan SDM Jasa Manufaktur Pemasaran Inform

4. Peranan Manajer Sebagai Pengguna SIM

Kemampuan Umum Profesional Tenaga SIM

Sesuai dengan fungsinya dan tugasnya setiap tenaga jaringan informasi memiliki kemampuan professional dalam manajemen system informasi dengan masing-masing kadar yang berbeda berdasarkan kategori ketenangan tingkat

pengelolaan, tenaga pelaksana dan tenaga teknis.

Kemampuan-kemampuan tersebut terdiri atas:

• Kemempuan merencanakan kebutuhan data/informasi

• Kemampuan teknik pengumpulan data

• Kemampuan mengolah dan menganalisa data/informasi

• Kemampuan menyajikan hasil pengolahan dan analisa data

• Kemampuan membuat keputusan dan memecahkan masalah

• Kepribadian yang baik sesuai dengan tuntutan pekerjaan di bidang SIM

• Kemampuan mengelola dan memberikan pelayanan perpustakaan

• Kemampuan mengenai dasar-dasar teknologi komputerisasi

• Kemampuan membuat kaya tulis untuk dipublikasikan

• Kemampuan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar

• Kemampuan mengembangkan model-model desain

• Sub-sub system dalam SIM

• Kemampuan melakukan hubungan antar insane orang lain

• Kemampuan memberikan pelatihan bagi petugas informasi dan dokumentasi

• Kemampuan merumuskan kebijaksanaan dan strategi pelaksanaan SIM

• Kemampuan melaksanaan penilaian / penelitian terhadap hasil dan dampak SIM

• Kemampuan melaksanakan perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian SIM.

Hubungan SIM dengan Disiplin Ilmu Lain

Akuntansi Manajemen

• Akuntansi Keuangan, berhubungan dengan pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu 
• Akuntansi Manajerial, berhubungan dengan perilaku biaya dan analistis lain yang bermanfaat untuk keputusan manajerial.

Riset Operasional

- Penekanan pada pendekatan sistematis utnuk menyelesaikan masalah

- Memakai model dan prosedur matematikserta statistic

- Bertujuan mencari keputusan ayau kebijakan secara optimal

Manajemen dan Teori Organisasi

- Sifat dari teori keorganisasian dan pengambilan keputusan secara pribad/perorangan

- Motivasi dari setiap pribadi

- Bagian proses dan pengambilan keputusan

- Tehnik kepemimpinan

- Keorganisasian yang mengubah proses

- Struktur dan desain keorganisasian

Pengetahuan Komputer

- Algoritma

- Komputasi

- Software

- Struktur data

Macam – macam yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan. Berikut

dibawah ini penjelasan dari macam – macam laporan diatas :

Laporan Periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.

Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data atau informasi.

Laporan Perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul jika keadaan yang diminta terpenuhi.

Laporan Perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.

Sebagai tambahan, terkadang Sistem Informasi Manajemen juga menyediakan laporan yang tegolong sebagai demand (Ad Hoc) report , yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu – waktu dan pemakai dan pemakai dapat mengatur sendiri tata letak infofrmasi yang diperlukan.

Sistem informasi manajemen sebagai system yang memepunyai 3 ciri – ciri berikut :

1. Mengukur pengaruh keputusan, baik sebelum maupun sesudahnya.

2. Mengukur lingkungan. Keadaan luar tidak dapat kita kendalikan .

3. Bereaksi dalam jangka waktu yang tepat.

Ada lima masalah penting yang dihadapi manajer saat ini. Yaitu sebagai berikut:

1. Komunikasi

2. Pilihan kuantitatif

3. Penilaian risiko

4. Pengukuran pengaruh keputusan

5. Penerimaan informasi dalam “ waktu riil” dari sisytem

System informasi saat ini tidak cukup memenuhi kebutuhan manajer sekarang. Pemasangan kompjuter adalah alat untuk memecahkan masalah tersebut. Ia memeberikan komonikasi lebih baik, analisa kuantitatif terhadap alternative – alternative sehingga penilaian resiko dapat efektif, dan memberikan umpan balik yang cikupp cepat atas hasil keputusan bagi bergunanya informasi.

SUMBER :

http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm

Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta;2003

Dr. R. L Martina, Manajemen Informasi Pengantar ke Komputer, Rineka Cipta, Jakarta ; 1996

Dr. Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informasi, Trigenda Karya, Bandung;1993

D.Suryadi H.S, Bunawan, ”Pengantar Perancangan Sistem Informasi.” Gunadarma, Jakarta;1996