PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN



MATERI : PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH
DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
NAMA : NURUL FITRIANI
NPM : 35109349
KELAS : 2DB10




UNIVERSITAS GUNADARMA
2010







Kata Pengantar

Dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT, dengan limpahan rahmat, hidayah dan inayahnya semata, allhamdulillah saya dapat menyelesaikan tugas Sistam Informasi Manajemen dengan materi “PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN” ini dengan baik. Tidak ada kemudahan kecuali terhadap sesuatu yang Engkau jadikan mudah, dan kesusahan boleh jadi Engkau jadikan sebuah kemudahan. Makalah yang bisa dikatakan masih jauh dari sempurna.
Untuk menambah kesempurnaan makalah tersebut, saya mohon kritik dan saran anda yang membina untuk menambah wawasan teman – teman pembaca.




Penyusun

















Daftar Isi


Kata Pengantar………………………………………………………………………………………………………… 2
Daftar Isi………………………………………………………………………………………………………………… 3
Pendahuluan…………………………………………………………………………………………………...............5
Pemecahan Masalah …………………………………………………………………………………………………7
Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah dan
Pembuatan Keputusan…………………………………………………………………………….………………9
Struktur Masalah …….……………………………………………………………………………………………10
Solusi Dengan PendekatanSistem………………………………………………………………………..10
Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah………………………………15
Daftar pustaka……………………………………………………………………………………………………….18
































PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN
MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN



PENDAHULUAN

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber masalah.
Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Para manajer akan memberi respons yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun, para manajer juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya.
Pentingnya penyelesaian masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.
Dalam menyelesaikan masalah, seorang manajer akan banyak membuat keputusan. Adapun yang dimaksud dengan keputusan adalah suatu aksi atau strategi yang dipilih. Sedangkan, tindakan dalam menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi dinamakan pengambilan keputusan. Biasanya ada beberapa aksi atau strategi yang dapat dipertimbangkan oleh manajer. Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan.


Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :
Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.
Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.
Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan
sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik,menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.



PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan
tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.
Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.




PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.



STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.



SOLUSI DENGAN PENDEKATAN SISTEM
PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang
mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
Mengenali kontroversi
Menimbang klaim alternative
Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan system. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Para pembuat komputer, management scientis dan spesialis informasi semua mencari cara untuk menggunakan komputer dalam memecahan masalah yang dihadapi manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem, yakni serangkaian langkah penyelesaian masalah yang memastikan bahwa maslah tersebut pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah berbasiskan komputer (pendekatan sistem) memiliki tiga tahap utama yakni tahap persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi, . Dengan pendekatan sistem, ia dapat berfungsi sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS dan akan memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Usaha persiapan yaitu mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
Usaha definisi yaitu mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan
kemudian memahaminya.
Usaha solusi yaitu mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi
itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu
terpecahkan.



Upaya persiapan :
*Memendang perusahaan sebagai suatu system mampu melihat perusahaan anda
sebagai suatu sistem.
*Mengenal sistem lingkungan hubungan perusahaan dengan lingkungan juga
penting.


Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

Upaya definisi upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah :
#Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem ketika manajer berusaha memahami
masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer.
Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian
bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

#Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu. Elemen satu
yaitu mengevaluasi standar. Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya
dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
- Standar harus sah
- Standar harus realistis
- Standar harus dimengerti
- Standar harus terukur


Elemen dua yaitu membandingkan output sistem dengan standar
setelah manajer puas dengan standar tersebut, kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.

Elemen tiga yaitu mengevaluasi manajemen Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

Elemen empat yaitu mengevaluasi pengolahan informasi kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima yaitu mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam yaitu mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

Elemen tujuh yaitu mengevaluasi sumber daya output
elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.



FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
 Penghindar masalah (problem avoider) Manajer ini mengambil sikap positif
dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
 Pemecah masalah (problem solver) Manajer ini tidak mencari masalah juga dan
juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah
dan mencarinya. Mengumpulkan informasi Para manajer dapat menunjukkan salah
satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume
informasi yang tersedia bagi mereka :


Gaya teratur (preceptive style) Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

Gaya menerima (receptive style) Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi. Menggunakan informasi Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

Gaya sistematis (systematic style) Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

Gaya intuitif (intuitive style) Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.















Daftar pustaka


Raymon Mcleod. Sistem Informasi Manajemen Edisi tujuh jilid dua.
James A.F. Stones Alfonsus Sirait.(1994). Manajemen edisi kedua,
Erlangga, Jakarta.
Abidarin Rosidi dan M.Suyanto. (1999). Manajemen, UPT Penerbitan Amikom, Yogyakarta.